
Sertifiseringsmøtet er en viktig milepæl i Miljøfyrtårnprosessen, der vurderer om dere møter kravene i Miljøfyrtårnkriteriene.
Møtet kan også gi en del stress. Jeg har derfor tatt utgangspunkt i min erfaring som konsulent i +300 sertifiseringsprosesser for å oppsummere hva du kan forvente fra et slikt møte, og hvordan du best forbereder deg.
Med eller uten konsulent
Jeg får ofte spørsmål om jeg som konsulent kan delta i sertifiseringsmøtet. Jeg tenker det er viktig at dere gjennomfører møtet uten konsulent. Det sikrer at dere tar eierskap til prosessen og er klare til å lede arbeidet fremover.
Jeg tenker det er viktig at dere gjennomfører møtet uten konsulent. Det sikrer at dere tar eierskap til prosessen og er klare til å lede arbeidet fremover.
Fysisk eller digitalt møte
Det første å finne ut er om møtet gjennomføres fysisk eller digitalt. De aller fleste møter gjøres fysisk, ettersom den fysiske befaringen er sentral hos de fleste virksomheter, spesielt hvis man har fysisk risiko eller miljøpåvirkning. Samtidig har sertifisør mulighet til å gjennomføre digitale møter hvis den fysiske risikoen anses som liten, som f.eks. med et advokatkontor eller en konsulent.
Sertifisør vil typisk informere om digitalt møte når dere avtaler møtet eller i innkallingen.
Hva skjer i et sertifiseringsmøtet?
Alle sertifisører jobber litt forskjellig, men typisk kan dere forvente at sertifiseringsmøtet består av tre deler:
Gjennomgang av miljøkartleggingen
Miljøkartleggingen er selve kjernen i sertifiseringsprosessen. Her går sertifisør gjennom kriteriene punkt for punkt sammen med dere. Dokumentasjonen som er lastet opp i forkant av møtet, blir vurdert og diskutert. Det er naturlig at enkelte kriterier får ekstra oppmerksomhet. Spesielt vil mange sertifisører legge ekstra vekt på kriteriene knyttet til virksomhetsstyring for å bekrefte at dere har en god forståelse for hvordan dere skal jobbe fremover, med mål om å oppnå kontinuerlig forbedring.
Gjennomgang av innrapportering, statistikk og klimaregnskap
Sertifisør går gjennom virksomhetens årsrapportering for det foregående året, inkludert data om drivstofforbruk, flyreiser, avfallsmengder og lignende. Sertifisøren vil ha forståelse for at det kan være mangler ved innrapporteringen som gjøres for førstegangssertifiseringen, men ønsker å bekrefte at dere forstår hva som skal rapporteres og har gode rutiner for hvordan dette skal gjøres fremover. God innrapportering er sentralt for å dokumentere kontinuerlig forbedring!
Befaring
Sertifisør gjør en befaring av lokalene deres. Formålet er å kontrollere at miljørelaterte rutiner og krav er på plass. Dette inkluderer sjekk av avfallshåndtering, branninstruks, og eventuelle andre forhold som kjemikalielagring som er beskrevet i miljøkartleggingen. Befaringen er fokusert på kravene i sertifiseringskriteriene og innebærer ingen gjennomgang av irrelevante detaljer. Sertifisør kan også be om å se byggeplasser og andre arbeidssteder utenfor egne lokaler. Dette vi i tilfelle opplyses om og avtales i forkant av sertifiseringsmøtet.
Etter disse tre delene konkluderer konsulenten med om virksomheten oppfyller kravene for sertifisering.
Eventuelle avvik blir tydelig spesifisert, og virksomheten får mulighet til å rette opp disse i etterkant. Dette gjøres ved at sertifisør åpner miljøkartleggingsskjemaet igjen, slik at dere kan laste opp den etterspurte dokumentasjonen. Sertifisør vil deretter vurdere dokumentasjonen, og godkjenne når de mener at dere tilfredsstiller sertifiseringskriteriene.
Hvordan forberede seg til sertifiseringsmøtet?
Sertifiseringsmøtet er ikke en eksamen. Det forventes ikke at dere skal kunne kriteriene og besvarelsen på rams
God forberedelse er nøkkelen til et effektivt og vellykket sertifiseringsmøte. Her er noen tips:
Sørg for at dokumentasjon er på plass en uke i forkant av sertifiseringsmøtet
Pass på at både miljøkartleggingen og innrapporteringen er ferdigstilt og levert en uke før sertifiseringsmøtet.
Les gjennom miljøkartleggingen
Les gjennom miljøkartleggingsskjemaet og annen sentral dokumentasjon et par ganger i forkant av sertifiseringsmøtet. Husk; sertifiseringsmøtet er ikke en eksamen. Det forventes ikke at dere skal kunne kriteriene og besvarelsen på rams, men at dere skal ha en forståelse for hva miljøledelse innebærer og hvordan det er implementert i virksomheten. Det er lov å ta med miljøkartleggingsskjemaet inn i møtet, og referere til det underveis.
Forstå de viktigste kriteriene
Det er en rød tråd gjennom Miljøfyrtårns system: fra miljøpolicy, til prioritering av fokusområder, fastsetting av mål og tiltak, årsrapportering og evaluering. Ha en oversikt over hvordan virksomheten din svarer ut disse punktene.
Gjør miljøkartleggingsskjemaet og innrapporteringen lett tilgjengelig
Ha skjemaet og andre sentrale dokumenter åpne i separate faner under møtet, slik at du raskt kan finne fram informasjonen konsulenten spør om.
Kommuniser internt
Informer ansatte som skal delta på møtet om hva de kan forvente. Det er viktig at alle involverte kjenner til innholdet i miljøkartleggingen og virksomhetens mål.
Hva skjer hvis det oppstår avvik?
Avvik er ikke uvanlig og innebærer ikke nødvendigvis en stor utfordring. Sertifisør spesifiserer hva som mangler og gir klare instrukser om hva som må gjøres for å rette opp. Når avvikene er lukket, kan sertifiseringen som regel fullføres uten behov for et nytt møte.
Avvik er ikke uvanlig og innebærer ikke nødvendigvis en stor utfordring.
En konstruktiv prosess
Sertifiseringsmøter skal være konstruktive og hjelpsomme. Formålet er å sikre at virksomheten miljøledelse er riktig implementert, og gi råd og veiledning for å sikre god implementering. Ved å være godt forberedt kan du unngå unødvendig stress og sikre at dere oppnår Miljøfyrtårn-sertifiseringen på en smidig måte.